نظم مركز التطوير وضمان الجودة بجامعة المحويت اليوم ورشة عمل تدريبية بعنوان "التوثيق والأرشفة"، وذلك في قاعة المركز، بمشاركة واسعة من رئاسة الجامعةو الأمانة العامة للجامعة ومديري العموم والإدارات وأمناء الكليات والمراكز .
وفي كلمة الافتتاح أكد رئيس الجامعة الأستاذ الدكتور محمد عبدالله الشلبي أن الورشة تأتي في إطار جهود الجامعة لتعزيز ثقافة التوثيق والأرشفة كمرتكز أساسي لضمان الجودة والاعتماد الأكاديمي.
مشيراً إلى أن التطوير المؤسسي لا يمكن أن يتحقق إلا من خلال إدارة فاعلة للبيانات والمعلومات، بما يضمن استدامة العمل وسهولة الرجوع إلى الوثائق عند الحاجة.
وأضاف أن هذه الورشة التدريبية مهمة لتبادل الخبرات بين مختلف الجهات داخل الجامعة، وتعزيز التعاون بين الإدارات والكليات في إدارة المستندات والملفات بشكل منهجي ومنظم.
لافتاً إلى أن هذه الورشة تهدف إلى رفع كفاءة الكوادر الإدارية والفنية في مجال التوثيق والأرشفة، والانتقال نحو أساليب حديثة تواكب التطورات التكنولوجية وتدعم التحول الرقمي في إدارة الجامعة.
وفي الورشة التي حضرها نائبا رئيس الجامعة لشؤون الطلاب الدكتور علي العواضي، والدراسات العليا والبحث العلمي الدكتور محمد صنعة، وأمين الجامعة عبداللطيف الأخرم، والمستشار الثقافي لرئيس الجامعة - الأمين العام المساعد خالد القزحي، أوضح عميد مركز التطوير وضمان الجودة الدكتور مطهر الحمزي، أن عملية التوثيق والأرشفة لا تقتصر على حفظ الوثائق فقط، بل تشمل تنظيمها وتصنيفها وفهرستها بطريقة علمية تسهّل عملية الرجوع إليها عند الحاجة.
وأوضح أن من أهم أساليب الفهرسة المعتمدة داخل المؤسسات الأكاديمية:
1-الفهرسة بالأرقام: عبر إعطاء كل ملف أو وثيقة رقمًا تسلسليًا فريدًا يحدد موقعه ضمن الأرشيف.
2- الفهرسة بالتاريخ: بحيث يتم ترتيب الملفات حسب السنوات أو الأشهر أو الأيام لتسهيل تتبع تسلسل الأحداث والقرارات.
3- الفهرسة بالحروف: من خلال تصنيف الملفات بحسب الأحرف الأبجدية، سواء وفق أسماء الأشخاص أو الإدارات أو الموضوعات.
وأشار الدكتور الحمزي إلى أن هذه الأساليب، إذا ما طُبقت بشكل متكامل، فإنها تساعد في اختصار الوقت والجهد، وتضمن سهولة الوصول إلى المعلومات، وتحمي الأرشيف من الضياع أو التكرار.
وتخللت الورشة عروضاً توضيحية من رئيس الجامعة ونواب رئيس الجامعة ومداخلات للمشاركين حول أهمية تطوير آليات الأرشفة التقليدية، والاتجاه نحو النظم الإلكترونية الحديثة، إضافة إلى استعراض بعض التجارب الناجحة في جامعات ومؤسسات أكاديمية أخرى.
وفي ختام الورشة أشاد المشاركون بمستوى التنظيم والمحتوى المقدم، مؤكدين أن الورشة تمثل خطوة مهمة نحو تحديث البنية الإدارية للجامعة وتعزيز كفاءتها المؤسسية، بما ينعكس إيجاباً على جودة الأداء الأكاديمي والإداري..